L’un de vos employés a commis une faute professionnelle ? Vous allez devoir lui notifier votre désapprobation par l’intermédiaire d’une lettre d’avertissement. Notre modèle de lettre d’avertissement à personnaliser vous permettra de rédiger un document valable en quelques clics. Mais avant tout, découvrez les modalités qui encadrent la lettre d’avertissement et dans quel cas y avoir recours.
Lettre d’avertissement : définition
La lettre d’avertissement, aussi appelée blâme, est un document remis par un employeur à un salarié pour matérialiser un avertissement suite à une faute professionnelle. Il s’agit d’une sanction disciplinaire considérée comme mineure, en adéquation avec la faute commise. L’objectif est avant tout de mettre en garde l’employé et d’éviter qu’il commette une nouvelle faute. La lettre d’avertissement est produite dans un but informatif et dissuasif. Elle fait généralement suite à des remarques verbales et permet de formaliser ces dernières.
Quand utiliser la lettre d’avertissement pour réprimander un salarié ?
La lettre d’avertissement, sanction dite légère, est le meilleur moyen pour notifier à un employé que ses actions nuisent au bon fonctionnement de l’entreprise pour laquelle il travaille ou au bien-être des autres employés. Ainsi, elle peut intervenir dans de nombreux cas, pour des fautes dites mineures. En voici quelques exemples :
- retards répétés ;
- absences injustifiées ;
- non-respect du règlement intérieur (tenue adaptée, sécurité, etc.)
- erreurs ou négligence dans le cadre de l’exécution des tâches ;
- comportement inapproprié (violences, agressivité ou menaces) ;
- harcèlement sexuel ou moral ;
- insubordination (refus d’obtempérer).
Cette liste n’est pas exhaustive et beaucoup d’autres situations peuvent vous permettre d’utiliser le blâme pour corriger le comportement de votre employé. Étant la plus petite sanction possible, la lettre d’avertissement constitue une réponse idéale pour les actions ou les comportements que vous jugez déplacés, mais qui ne nécessitent pas d’avoir de lourdes conséquences.
Attention, votre motif devra être explicitement mentionné dans la lettre d’avertissement : le salarié est tenu de connaître précisément les faits qui lui sont reprochés. De plus, le reproche formulé à l’encontre de votre employé devra répondre à une mention apparaissant dans le contrat ou dans le règlement intérieur de l’entreprise.
Délai pour envoyer la lettre
L’employeur aura deux mois à compter de la date de prise de connaissance de la faute pour rédiger et transmettre la lettre d’avertissement. Passé ce délai, on considère qu’il y a prescription et le blâme n’a plus aucune valeur.
Lettre d’avertissement : quelles conséquences pour le salarié ?
La lettre d’avertissement n’a aucune conséquence directe pour l’employé. Son objectif premier est de formuler un rappel à l’ordre afin de modifier le comportement de ce dernier. En revanche, ce blâme aura une utilité en cas de récidive de la part du salarié. En matérialisant ce reproche par écrit, vous avez la preuve que le fautif a été mis en garde : c’est d’une grande importance en cas de sanctions disciplinaires plus lourdes.
L’avertissement reste valable durant trois ans. Passé ce délai, l’employeur ne peut plus l’utiliser dans le cadre d’une nouvelle procédure disciplinaire contre l’employé concerné.
Les autres sanctions disciplinaires après l’avertissement
Si l’employé fautif récidive, vous êtes dans vos bons droits en envisageant une sanction plus lourde. Voici la liste des sanctions possibles, qui pourront être prises en fonction de la gravité de la faute ou de sa répétition :
- mise à pied (contrat et rémunération temporairement suspendus) ;
- mutation ;
- rétrogradation ;
- licenciement pour faute simple, grave ou lourde.
Sachez cependant qu’il est possible de formuler un deuxième avertissement, voire un troisième, avant de prendre des mesures plus sévères en cas de nouveaux manquements. Cette décision appartient à l’employeur et n’est dictée par aucune procédure. Aucun délai minimum n’est prévu par la loi entre deux avertissements. Par ailleurs, la croyance populaire selon laquelle trois avertissements sont nécessaires avant de mettre fin à un contrat de travail est infondée.
Quelle procédure suivre pour transmettre une lettre d’avertissement à un salarié ?
La lettre d’avertissement peut être transmise de deux manières. Elle peut tout d’abord être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception. L’accusé constitue ainsi la preuve que l’avertissement a bel et bien été reçu. La lettre peut être remise en main propre à l’employé, mais il devra alors inscrire sur cette dernière la mention suivante : “remise en main propre le” en ajoutant la date et sa signature.
Entretien préalable à l’avertissement disciplinaire
Vous pouvez faire précéder l’envoi du blâme d’un entretien oral, aussi appelé entretien préalable à l’avertissement disciplinaire. Bien que facultative, il s’agit là d’une procédure courante lorsqu’on souhaite garder, tant que faire se peut, un rapport cordial avec son employé. Cette entrevue permet d’échanger autour des faits reprochés et peut-être de comprendre les motifs de votre salarié. Vous devrez, dans ce cas, le convoquer par lettre recommandée avec accusé de réception ou par un courrier remis en main propre. Ce document doit mentionner la date et l’heure de l’entretien ainsi que l’objet de ce dernier. Enfin, vous devrez préciser que votre salarié est en droit de demander assistance à une personne de l’entreprise pour participer à cet entretien.
Que doit contenir le blâme à destination d’un salarié ?
Afin de produire une lettre d’avertissement en bonne et due forme, vous devrez mentionner les informations suivantes :
- la date des faits reprochés au salarié ;
- la description précise des reproches formulés à l’encontre du salarié ;
- la faute que constituent les faits qui sont reprochés ;
- les préjudices subis par l’entreprise en conséquence de ce comportement fautif ;
- les sanctions encourues par l’employé en cas de comportement récidiviste.
Exemple de lettre d’avertissement en ligne
La société Entreprise, SAS
Au capital de 1000 €
Immatriculée au RCS de Paris 123456789
Siège social : 1 Av. des Champs-Élysées, 75008Paris
À l’attention de :
Monsieur Henri Martin
2 Av. des Champs-Élysées, 75008Paris
À 26/02/2024, le Paris
Objet : Notification d’un avertissement
Nous vous avons convoqué le 02/02/2024 à un entretien préalable à la sanction que nous envisagions de prendre à votre encontre.
Après avoir entendu les explications que vous nous avez fournies, nous avons décidé de vous adresser un avertissement pour les motifs suivants :
Le 12 février, lors d’une réunion d’équipe cruciale à laquelle votre présence était obligatoire, vous avez choisi de quitter la salle sans donner d’explication préalable et sans l’autorisation de votre supérieur. Malgré plusieurs rappels des règles de conduite et de l’importance de la participation à ces réunions pour le bon déroulement des projets, cet acte a non seulement perturbé la séance mais aussi manifesté un manque de respect envers vos collègues et les objectifs de l’équipe.” etc., ces faits ayant été portés à notre connaissance le 12/02/2030.
À l’occasion de toute nouvelle faute, nous serons dans l’obligation d’envisager des sanctions plus graves.
Nous vous prions de recevoir, Monsieur, l’expression de notre considération distinguée.
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Pour la société Entreprise SAS,
Marie Dupont, CEO
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