DPAE (cerfa 14738*01) : quand et comment la remplir ?

La Déclaration Préalable à l’Embauche, ou DPAE, est une formalité à réaliser avant toute embauche relevant du régime général. Le cerfa 14738*01 regroupe cette démarche administrative et permet de signaler l’arrivée d’un salarié en une seule transmission. Pour l’employeur, l’intérêt est double : rester en règle et déclencher les formalités sociales dès le début du contrat.

Table des matières

Comprendre l’utilité de la DPAE pour l’employeur

La DPAE sert à déclarer une embauche et à lancer plusieurs démarches en même temps. Elle remplace une série d’envois séparés et évite d’oublier une étape utile à l’arrivée du salarié. En pratique, une seule transmission permet de réaliser six formalités :

Formulaire officiel de déclaration préalable à l’embauche (DPAE) — Accédez au formulaire Cerfa indispensable pour déclarer vos nouveaux salariés auprès de l’Urssaf avant leur prise de poste.

L’immatriculation du salarié à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM).
L’affiliation à l’assurance chômage.
La demande d’adhésion au service de santé au travail.
La demande d’examen médical d’embauche.
La déclaration auprès de France Travail.
L’ouverture du compte employeur auprès de l’Urssaf (pour une première embauche).

Pour l’employeur, cette centralisation simplifie la gestion du dossier. Elle limite les oublis, accélère la mise en place des droits du salarié et réduit le risque lié au travail dissimulé. Elle permet aussi de garder une trace claire de la déclaration faite avant la prise de poste.

Qui est concerné par l’obligation de déclaration ?

Tout employeur relevant du régime général de la Sécurité sociale doit effectuer une DPAE avant chaque embauche, quel que soit le contrat : CDI, CDD, apprentissage ou professionnalisation. L’obligation concerne aussi les associations, les groupements d’employeurs et les entreprises de travail temporaire.

Des règles particulières existent selon l’activité. Les employeurs agricoles doivent passer par la MSA et non par l’Urssaf. Dans tous les cas, le principe reste le même : la déclaration s’effectue au plus tôt dans les huit jours qui précèdent la date prévisible d’embauche, et toujours avant la prise effective du poste.

La gestion des cas particuliers et des exonérations

Certains dispositifs modifient le contexte de l’embauche, mais ils ne dispensent pas de la DPAE. Si l’entreprise bénéficie d’exonérations de cotisations sociales ou recrute dans le cadre d’un contrat aidé, la déclaration reste obligatoire. Elle sert souvent de point d’appui pour vérifier la situation administrative du recrutement et l’accès aux aides associées. Mieux vaut donc l’intégrer systématiquement au dossier d’embauche, y compris pour un remplacement court ou une mission ponctuelle.

Procédure : remplir et transmettre le formulaire cerfa DPAE

La déclaration en ligne est aujourd’hui le mode le plus courant. Le cerfa 14738*01 peut encore être téléchargé et complété sur support papier, mais la transmission électronique reste la solution la plus simple pour la majorité des entreprises. Les portails officiels, comme Urssaf.fr, permettent d’effectuer la démarche de façon sécurisée et rapide.

Au moment de remplir le formulaire, trois blocs d’informations demandent une attention particulière :

Identification de l’employeur : numéro SIRET, dénomination sociale et code APE.
Identification du salarié : nom, prénom, date et lieu de naissance, ainsi que le numéro de sécurité sociale si le salarié en possède déjà un.
Détails du contrat : date et heure de l’embauche, nature du contrat et durée de la période d’essai.

Une fois la déclaration validée, un accusé de réception est envoyé. Il faut le conserver, car il prouve que l’obligation a bien été accomplie. En cas de contrôle, ce document fait la différence entre une démarche correctement enregistrée et une absence de preuve.

Conséquences en cas d’oubli ou de retard

L’absence de DPAE expose l’employeur à des sanctions sérieuses. La loi peut assimiler cet oubli à du travail dissimulé, avec des conséquences administratives et pénales. Le coût peut vite grimper : redressement des cotisations, suppression des exonérations et amendes pouvant atteindre plusieurs milliers d’euros par salarié non déclaré.

Le salarié est aussi pénalisé. Sans déclaration, il peut se retrouver sans couverture effective pour l’assurance maladie, sans cotisation régulière pour la retraite et sans protection claire en cas d’accident du travail. Pour l’entreprise, cela crée une situation fragile, car la responsabilité peut être engagée en cas de litige ou de sinistre.

Conseils pratiques pour une gestion sereine

Le plus simple est d’intégrer la DPAE au processus de recrutement dès la validation de l’embauche. Le formulaire ne doit pas être traité comme une tâche séparée, mais comme une étape normale du dossier salarié. En pratique, il est utile de préparer les informations administratives avant la date d’arrivée, puis de vérifier que l’envoi a bien été effectué dans le bon délai. Cette méthode réduit les oublis et facilite le suivi.

Pour garder un rythme fiable, il est utile d’associer la DPAE à la signature du contrat et à la collecte des pièces d’identité ou des éléments d’état civil. Le dossier reste alors plus clair, surtout quand plusieurs embauches se succèdent. Une organisation simple évite les rattrapages de dernière minute et sécurise l’entrée en poste.

Étape	Délai ou action
Anticipation	Jusqu’à 8 jours avant l’embauche
Limite extrême	Juste avant la mise au travail
Preuve	Conserver l’accusé de réception

En cas de doute sur une procédure précise ou si le portail de l’Urssaf pose problème, il est préférable de consulter la notice explicative du formulaire ou de contacter le service d’assistance de l’organisme concerné. Pour les employeurs agricoles, la même logique s’applique auprès de la MSA. Une vérification rapide avant l’embauche évite souvent une erreur plus coûteuse à corriger ensuite.

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Éloïse Clerval-Renard

Passionnée d’innovation organisationnelle, j’accompagne les dirigeants vers une croissance solide et responsable en alliant juridique, management et digital.

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