Vous êtes dirigeant d’entreprise ou de société ? Vous serez probablement amené à sous-traiter certaines tâches de production ou de service par l’intermédiaire d’une autre entreprise ou d’un travailleur freelance. Afin de vous engager dans une relation sécurisée d’un point de vue juridique, vous devez alors rédiger un contrat de sous-traitance. Comment rédiger ce document ? Quelles sont les mentions obligatoires ? Quels risques en cas d’erreur sur le contrat ? Notre article vous donne les clés pour établir un contrat de sous-traitance conforme aux exigences légales.
Comment définir la sous-traitance ?
La sous-traitance désigne une opération par laquelle une entreprise, le donneur d’ordre, externalise certains actes de production ou de service. Ainsi, elle confie certaines missions à une autre entreprise ou à un travailleur indépendant, mais reste responsable de ces tâches. Les entreprises ont souvent recours à la sous-traitance pour développer leur activité, car ce procédé permet de réaliser des missions qu’elles ne sont pas en mesure d’accomplir par manque de ressources, de savoir-faire ou de temps. Il existe de nombreux avantages à la sous-traitance, mais aussi des inconvénients.
Les nombreux avantages de la sous-traitance
Une exploitation optimale des ressources
En déléguant certaines tâches spécifiques à un sous-traitant qualifié, vous pouvez vous concentrer sur les missions à haute valeur ajoutée qui sont dans vos cordes.
Le bénéfice d’obtenir une expertise
La sous-traitance vous permet d’avoir momentanément accès à des qualifications, une expertise ou du matériel spécifique. Vous comblez ainsi temporairement un besoin dans le but de développer votre activité.
La réduction des coûts lors d’un accroissement de l’activité
La vie d’une entreprise est fluctuante. Il se peut que vous ayez à faire face à un accroissement temporaire de la demande, qu’il soit ponctuel ou saisonnier. L’intervention d’un sous-traitant vous permet une meilleure adaptabilité par rapport à l’embauche d’un salarié supplémentaire. Vous réduisez ainsi vos coûts liés au personnel.
Les inconvénients de la sous-traitance
Il faut garder en tête que l’intervention d’un sous-traitant vient avec quelques risques et quelques inconvénients. Connaître les effets négatifs de l’intervention d’un sous-traitant vous permettra de mieux les anticiper. Avec le contrat de sous-traitant, vous devez être prêt à :
- confier une partie de l’image de votre entreprise à un tiers ;
- accepter d’être dépendant du sous-traitant ;
- pallier un éventuel manque de coordination avec le sous-traitant ;
- renoncer au partage de savoir-faire ;
- faire face à un manque d’implication de la part du sous-traitant pour ce qui est de faire évoluer la qualité du service ou du produit.
Quelles clauses insérer dans le contrat de sous-traitance ?
Si la rédaction d’un contrat de sous-traitance n’est pas obligatoire, elle est fortement recommandée afin d’assurer votre sécurité juridique en cas de litige. Pour avoir des garanties optimales, voici les mentions qu’il convient d’insérer dans votre contrat :
- l’objet du contrat (les détails de la mission confiée au sous-traitant) ;
- le prix de la prestation ;
- la clause d’indexation ou la clause de renégociation (en cas d’évolution des conditions économiques qui pourraient compromettre l’équilibre du contrat) ;
- les délais de paiement ;
- les pénalités de retard ;
- les modalités entourant l’éventuelle modification du contrat ;
- les éléments concernant la livraison (lieu, support pour les services dématérialisés, délais, transport et emballage) ;
- les sanctions en cas de non-respect des délais ;
- les modalités de contrôle et d’acceptation des prestations ;
- les garanties accordées au sous-traitant ;
- une clause de confidentialité en cas d’informations sensibles transmises au sous-traitant ;
- une clause de propriété intellectuelle si la prestation est protégée par des droits d’auteur ;
- une clause sur le travail dissimulé afin de s’assurer que le sous-traitant ne recourt pas au travail de personnes sans les déclarer ;
- la date de conclusion et la date d’effet du contrat ;
- Le tribunal compétent et le droit applicable en cas de litige.
Les clauses facultatives
Vous l’avez vu, parmi les clauses à insérer dans votre contrat de sous-traitance se trouvent des mentions qui dépendent essentiellement de votre secteur d’activité et de la mission que vous confiez à l’entreprise externe ou au freelance. Il en va de la clause de confidentialité et de la clause de propriété intellectuelle. Vous pouvez également insérer une clause de non-concurrence ou encore une clause compromissoire.
La clause de confidentialité
La clause de confidentialité est indispensable pour votre contrat de sous-traitance lorsque vous donnez accès à des informations sensibles ou confidentielles sur votre entreprise. En incluant cette clause, vous vous assurez que le sous-traitant reste discret sur ces informations. En tant que donneur d’ordre, vous vous engagez également à ne pas divulguer les méthodes de travail du sous-traitant, ainsi que toute autre information personnelle.
La clause de propriété intellectuelle
Si la mission que vous externalisez implique la création d’une œuvre au sens juridique (toute production d’un prestataire), il est important d’inclure une clause de cession de droit de propriété intellectuelle dans le contrat de prestation de services. En effet, la jurisprudence considère que, sans une clause de cession claire et explicite, le commanditaire ne paie que pour le travail d’exécution et le support matériel de livraison de l’œuvre. Le prestataire reste propriétaire et l’entreprise commanditaire ne peut pas l’exploiter.
La clause de non-concurrence
Cette clause permet au donneur d’ordre de s’assurer que le sous-traitant ne réalise pas de prestation similaire pour une entreprise concurrente durant son contrat. Cette clause évite également de voir ce prestataire devenir un concurrent direct de l’entreprise à la fin de sa mission. Cette mention doit inclure une limitation de temps et de géographie.
La clause compromissoire
Vous avez tout intérêt à inclure cette clause dans votre contrat de sous-traitance si vous souhaitez garantir une résolution rapide des litiges avec votre sous-traitant ou avec votre donneur d’ordre. La clause compromissoire permet en effet d’échapper à la justice étatique et de confier les litiges à des arbitres. Ce procédé a aussi l’avantage de garantir la confidentialité des conflits et de faire appel à des arbitres experts dans des domaines précis. L’inconvénient principal de ce processus reste le prix.
Quelles sont les obligations et les responsabilités des signataires du contrat de sous-traitance ?
Le contrat de sous-traitance est assorti de plusieurs garanties, mais aussi d’obligations pour les cosignataires. En rédigeant votre contrat de prestation, veillez à bien encadrer ces garanties et ces obligations.
Les obligations du donneur d’ordre
Le sous-traitant est protégé par la loi. Ainsi, le donneur d’ordre doit répondre à son obligation de paiement, en respectant le montant et les conditions établies dans le contrat. De plus, le donneur d’ordre est soumis à une obligation de collaboration, ce qui signifie qu’il est dans l’obligation de tout mettre en œuvre pour que le sous-traitant puisse réaliser sa mission, et ce, dans de bonnes conditions. Enfin, le donneur d’ordre est soumis à une obligation de vigilance pour tout contrat dont le montant égale ou dépasse 5 000 €. En d’autre terme, vous devez vérifier que le sous-traitant répond bien à ses obligations de déclaration et de paiement des cotisations sociales. Notez que si le sous-traitant ne se soumet pas à ses obligations déclaratives, le donneur d’ordre est susceptible de devoir payer solidairement des impôts et des taxes. Pour éviter tout préjudice lié à cette solidarité financière, il est recommandé d’exiger les documents suivants :
- l’attestation de régularité fiscale ;
- l’attestation de vigilance ;
- Le document qui atteste de l’inscription au registre national des entreprises (RNE) et/ou au registre du commerce et des sociétés (RCS) ;
- La liste nominative des travailleurs étrangers (LNTE) hors Communauté européenne (CE) ;
- l’attestation sur l’honneur de non-emploi de travailleurs étrangers.
Les obligations du sous-traitant
Le sous-traitant s’engage formellement à réaliser les missions qui lui sont confiées en respectant le calendrier des tâches et les délais de livraison. Il est également soumis à une obligation de conseil et d’avertissement, c’est-à-dire qu’il doit prévenir le donneur d’ordre en cas de difficultés rencontrées dans l’exécution de ses missions.
Votre contrat de sous-traitance doit impérativement préciser si l’entreprise missionnée (ou le freelance) est soumise à une obligation de moyen ou à une obligation de résultat. Lorsqu’un contrat prévoit une obligation de moyen, le sous-traitant s’engage à exécuter le contrat par tous les moyens mis à sa disposition, mais il n’a pas de résultat déterminé à atteindre.
Dans le cadre d’une obligation de résultat, le sous-traitant s’engage à atteindre un objectif contractuellement déterminé à l’avance. Le résultat escompté doit être clair, précis et concret. Attention, ce résultat n’est justifié que si l’exécution de l’obligation est possible et réaliste. Si le sous-traitant ne parvient pas à l’atteindre, sa responsabilité civile peut-être engagée par la partie lésée (le donneur d’ordre). En vertu de l’article 1353 du Code civil, c’est cependant au commanditaire d’apporter la preuve qu’une faute a été commise à travers un manquement aux obligations contractuelles. Si la responsabilité civile du sous-traitant est engagée, il devra, de son côté, prouver la survenance d’un événement ou plusieurs événements ayant empêché l’accomplissement total de sa mission.
Les responsabilités du donneur d’ordre
Le donneur d’ordre est responsable envers le client, ou maître d’ouvrage, pour toute faute commise par le sous-traitant. Ainsi, en cas d’erreur, c’est le commanditaire qui est responsable de la réparation du préjudice. Il est possible que cette réparation prenne la forme de dommages et intérêts. Dans ce cas, vous pourrez, en tant que donneur d’ordre, vous retourner vers le sous-traitant fautif pour obtenir le remboursement des sommes dépensées au titre de dommages et intérêts.
Erreurs ou oublis dans le contrat de sous-traitance : quels risques ?
La négligence dans la rédaction d’un contrat de sous-traitance peut entraîner des conséquences préjudiciables pour le sous-traitant comme pour le donneur d’ordre.
Défaut de garantie de paiement
L’article 14 de la loi n° 75-1334 du 31 décembre 1975 relative à la sous-traitance stipule que le défaut de garantie de paiement est sanctionné par la nullité du contrat, c’est-à-dire l’annulation rétroactive de l’accord. En effet, afin de prévenir d’éventuels impayés, l’entrepreneur doit fournir un cautionnement bancaire dès la signature du contrat de sous-traitance.
Défaut d’assurance du sous-traitant
Le sous-traitant et le maître d’ouvrage n’étant pas liés, sauf cas exceptionnel d’une délégation de paiement, c’est le donneur d’ordre qui reste responsable du travail de sous-traitance. Ainsi, il est dans l’intérêt des deux parties de veiller à ce que chacun soit protégé par une assurance. Le sous-traitant peut, par ailleurs, souscrire à des assurances complémentaires visant à le prémunir contre certains risques tels que les incendies ou les effondrements.
Travail dissimulé et sous-traitance
La sous-traitance est extrêmement surveillée, car elle est souvent utilisée pour le travail dissimulé. La dissimulation d’activité étant caractérisée par le fait pour une personne physique ou morale de réaliser une activité à but lucratif, c’est-à-dire pour faire des bénéfices, en omettant volontairement de respecter les obligations déclaratives et contributives aux cotisations sociales. Pour éviter d’être accusé de dissimulation d’activité ou de fausse sous-traitance, il est important d’apporter un soin tout particulier à la rédaction de votre contrat de sous-traitance.
Il faut savoir que les sanctions prononcées en cas de travail dissimulé peuvent inclure :
- la suppression des aides publiques (exonération de charges sociales, aide à l’embauche, etc.) ;
- le remboursement des aides publiques perçues sur les 12 derniers mois ;
- l’exclusion des contrats publics pour une durée de 6 mois maximum ;
- la fermeture allant jusqu’à trois mois, accompagnée d’une confiscation du matériel professionnel.
En cas de procès, les sanctions s’alourdissent, avec une peine de trois ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende pour les personnes physiques (entreprises) et 100 000 € en cas d’agissement en bande organisée. Les sociétés s’exposent, quant à elles, à une amende de 225 000 €, portée à 500 000 € s’il y a un agissement en bande organisée.
Ces peines peuvent s’assortir d’autres condamnations telles que :
- l’interdiction d’exercer l’activité professionnelle pendant au maximum cinq ans ;
- l’exclusion des marchés publics pendant 5 ans maximum ;
- la confiscation des objets produits dans le cadre du travail illégal, ou du matériel professionnel ayant permis la production illégale ;
- l’affichage du jugement prononcé dans les journaux.
Vous l’aurez compris, la rédaction d’un contrat de sous-traitance, bien que facultative, est fortement recommandée. Et son contenu ne doit jamais être pris à la légère ! Il est dans l’intérêt du donneur d’ordre, du sous-traitant, mais aussi du maître d’ouvrage de veiller à rédiger un document sérieux et complet, afin de sécuriser au maximum la collaboration de sous-traitance.
