Tout comme les conditions générales de vente, les conditions générales de location sont indispensables pour encadrer les relations commerciales. Destinées aux prestataires de location, elles doivent répondre à un certain formalisme afin d’être valables et opposables. Quelles sont les mentions obligatoires pour rédiger des CGL conformes ? Quelles obligations entourent les services de location ? Notre article vous explique tout.
Conditions générales de location : définition
Les conditions générales constituent un document juridique obligatoire pour toute entreprise ou société qui effectue des transactions commerciales. Les conditions générales de vente servent à encadrer la vente de produits ou de marchandises, tandis que les conditions générales de location sécurisent les relations commerciales des prestataires de location. Que votre service propose à la location des voitures, des salles, du matériel ou tout autre bien, vous êtes concerné par la rédaction de CGL. Vous êtes tenu de les transmettre et de les faire accepter à tous vos clients particuliers avant la signature d’un contrat de location. Lorsque vous louez des biens à des clients professionnels, vous êtes dans l’obligation légale de les transmettre à tout client qui en fait la demande. Les conditions générales de location servent à :
- résumer les modalités qui entourent la location de vos biens ;
- informer le client sur ses obligations, ses droits et ses responsabilités ;
- informer le client sur vos obligations, vos droits et vos responsabilités ;
- protéger les intérêts du client, mais également les vôtres.
Différencier le contrat de location des CGL
Ainsi, les clients doivent prendre connaissance des CGL avant la conclusion d’un engagement contractuel, car ce sont elles qui définissent le cadre juridique de votre future relation commerciale.
Les CGL se différencient donc du contrat de location par leur caractère générique : ce document est le même pour tous les clients, indistinctement de leurs besoins. Le contrat de location sera, lui, personnalisé en fonction de la demande du client. Notez cependant que les conditions générales de location doivent être présentes dans le contrat de location afin de détenir une valeur contractuelle.
CGL : formalisme et mentions obligatoires
Les conditions générales de location doivent être impérativement formalisées à l’écrit, de manière claire, lisible et compréhensible. Sachez qu’en cas de doute, les clauses seront interprétées en faveur de la partie considérée comme vulnérable, c’est-à-dire le client. De plus, vos CGL doivent être consultables sur un support durable tel qu’il est défini par l’article L121-16 3° du Code de la consommation : “tout instrument permettant au consommateur ou au professionnel de stocker des informations qui lui sont adressées personnellement afin de pouvoir s’y reporter ultérieurement pendant un laps de temps adapté aux fins auxquelles les informations sont destinées et qui permet la reproduction à l’identique des informations stockées”. Enfin, vos CGL doivent comporter un certain nombre de clauses obligatoires afin d’être conformes. Nous les détaillons ci-dessous.
L’objet du contrat
Dans cette partie, vous devez faire apparaître la désignation précise du bien et des accessoires auxquels s’applique le contrat de location. Le client doit également trouver dans cette clause le nom et les identifiants sociaux du fournisseur.
La durée de location
Cette clause permet de définir la période durant laquelle le client sera considéré comme locataire du bien. Il convient également de distinguer ici la location courte durée (LCD) de la location longue durée (LLD). Aucun texte de loi ne définit l’une ou l’autre et cette appellation dépendra essentiellement du secteur d’activité dans lequel vous évoluez. Notez que l’utilisation d’un terme ou de l’autre modifie les obligations du client, notamment en matière d’entretien et de maintien en état du matériel.
Vous devez également distinguer la durée de location de la durée d’utilisation du matériel loué. On entend par durée d’utilisation la notion de fréquence : le bien est-il destiné à une utilisation intensive ou occasionnelle par le client ? Ces données ont une influence sur la durée de vie du matériel, mais également sur le coût d’entretien et de maintenance. Ainsi, il convient de fixer un nombre d’heures d’utilisation maximal. En cas de dépassement, vous êtes en droit de facturer les heures supplémentaires et de les majorer.
Clauses de délivrance et de restitution du bien loué
Le terme de délivrance comprend deux notions qu’il convient de distinguer dans vos CGL :
- la livraison (on parlera alors de réception par expédition) ;
- la mise à disposition (lorsque le professionnel rend le bien accessible et disponible au client : c’est la réception par enlèvement).
De la même manière, il est important de définir les modalités de restitution du matériel à l’expiration du contrat de location. Cette clause est importante, car elle encadre le transfert des risques, c’est-à-dire qu’elle définit les modalités selon lesquelles la responsabilité du bien passe du loueur au client locataire et inversement. De plus, la clause de réception permet de définir le moment où le client reconnaît que le matériel est conforme et ne comporte pas de défaut ou de vice caché. En cas de dommages, ces lignes prennent une importance décisive pour la résolution du litige.
Les clauses d’entretien et de maintenance
Ces clauses permettent de délimiter les responsabilités concernant l’entretien et la maintenance, deux notions distinctes. Aucun texte de loi ne permet de différencier strictement ces deux notions : il appartient alors au loueur professionnel de définir ces termes dans les conditions générales de location. L’entretien concerne plutôt le nettoyage, la vérification et le changement des pièces si besoin, afin de garantir l’état du bien sur le long terme. La maintenance touchera plutôt aux grosses réparations nécessitant l’intervention d’un technicien. Veillez à bien définir ces termes et à détailler les actes qui correspondent plutôt à l’entretien et ceux qui touchent à la maintenance. Sur ce sujet, vos CGL s’adapteront au type de matériel que vous proposez à la location et au type de location (location longue durée ou location courte durée).
Les clauses concernant le règlement et les retards de paiement
Comme pour toute transaction commerciale, les clauses concernant le paiement doivent impérativement apparaître dans vos CGL. C’est dans cette partie que vous définirez les modalités de paiement (en une seule fois, en plusieurs fois, sous forme de loyer, avec acompte, etc.) et les modes de paiement acceptés par votre entreprise. De plus, vous devez anticiper les éventuels retards de paiement en prévoyant des pénalités de retard.
La garantie des vices cachés
En ajoutant cette clause, le locataire est protégé en cas de vice caché qui empêche l’usage ou affecte son utilisation, si bien que s’il en avait eu connaissance, il n’aurait pas signé le contrat de location.
CGL : les clauses spécifiques pour la location de voiture
Lorsque vous êtes prestataire de location de véhicules, vous devez inclure des clauses spécifiques telles que :
- les assurances incluses dans le contrat de location de voiture ;
- les assurances optionnelles proposées par le loueur professionnel ;
- les modalités entourant la responsabilité des deux parties en cas d’incident ou d’accident de la route ;
- les obligations du preneur (locataire) en cas d’accident, notamment l’obligation de prévenir le loueur dans un délai imparti ;
- les conditions d’utilisation du véhicule (personne autorisée à conduire, kilométrage maximal, etc.).
Vous avez désormais les informations nécessaires pour rédiger des conditions générales de location conformes. Ne négligez pas leur rédaction, car les CGL détiennent une valeur contractuelle qui influencera la résolution d’éventuels litiges avec vos clients. Par ailleurs, pensez à rédiger des CGL sur mesure pour votre entreprise de location, excluant ainsi l’idée de les copier intégralement sur un loueur concurrent, même s’il propose exactement le même service que vous. Le plagiat, y compris en matière de CGL, est puni par la loi.
